1. Părțile
- Operatorul: Utilizatorul (organizatorul evenimentului) care publică o Invitație pe Platformă;
- Persoana împuternicită: [COMPLETEAZĂ] Invitendi S.R.L., [COMPLETEAZĂ] Str. Exemplu nr. 1, București, România, CUI [COMPLETEAZĂ] RO00000000 („Invitendi”).
2. Obiectul și durata
Invitendi prelucrează datele personale ale Invitaților în numele Operatorului, exclusiv pentru a afișa Invitația, a colecta confirmările de participare și a le pune la dispoziția Operatorului. Acordul se aplică pe toată durata în care Invitația este activă și până la ștergerea definitivă a datelor.
3. Natura prelucrării, categoriile de date și de persoane vizate
| Persoane vizate | Invitații la eveniment și, după caz, însoțitorii lor |
|---|---|
| Categorii de date | Nume, răspuns de participare, număr de persoane și copii, preferințe de meniu, mesaj liber, data și ora răspunsului, adresa IP (pentru protecție anti-abuz) |
| Categorii speciale | Eventuale informații despre alergii sau restricții alimentare (date privind sănătatea), furnizate opțional și cu consimțământul explicit al Invitatului |
| Operațiuni | Colectare, stocare, afișare către Operator, export la cererea Operatorului, ștergere |
| Locația prelucrării | UE — Frankfurt, Germania (eu-central-1); copii de siguranță în UE — Irlanda (eu-west-1) |
4. Obligațiile Invitendi
- Prelucrează datele doar pe baza instrucțiunilor documentate ale Operatorului, transmise prin configurarea Invitației și prin acțiunile din panoul de administrare;
- Asigură confidențialitatea datelor și impune obligații de confidențialitate personalului autorizat;
- Implementează măsurile tehnice și organizatorice prevăzute la art. 32 GDPR, descrise în pagina GDPR și securitatea datelor;
- Nu folosește datele Invitaților în scopuri proprii, de marketing sau publicitate și nu le vinde;
- Asistă Operatorul în soluționarea cererilor persoanelor vizate (acces, rectificare, ștergere etc.);
- Notifică Operatorul fără întârzieri nejustificate, în cel mult 48 de ore de la constatare, în cazul unei încălcări a securității datelor;
- Asistă Operatorul în respectarea obligațiilor prevăzute la art. 32–36 GDPR, în măsura informațiilor disponibile;
- Pune la dispoziția Operatorului informațiile necesare pentru a demonstra respectarea acestui acord.
5. Subprocesatori
Operatorul acordă Invitendi o autorizare generală de a folosi subprocesatorii listați în paginaGDPR. Invitendi va notifica Operatorul cu cel puțin 30 de zile înainte de adăugarea sau înlocuirea unui subprocesator, iar Operatorul se poate opune în acest interval. Invitendi impune subprocesatorilor aceleași obligații de protecție a datelor ca cele din prezentul acord.
6. Transferuri internaționale
Datele sunt stocate în Uniunea Europeană. Orice eventual transfer în afara SEE se face doar cu garanțiile adecvate prevăzute de capitolul V GDPR (decizie de adecvare sau Clauze Contractuale Standard).
7. Obligațiile Operatorului
- Să aibă un temei legal pentru colectarea datelor Invitaților și să îi informeze despre prelucrare;
- Să folosească datele doar pentru organizarea evenimentului;
- Să nu introducă în Invitație sau în câmpurile formularului date care nu sunt necesare;
- Să păstreze în siguranță exporturile descărcate din Platformă și să le șteargă după eveniment.
8. Ștergerea datelor la încetare
La dezactivarea Invitației, datele Invitaților sunt șterse definitiv în 90 de zile, inclusiv din copiile de siguranță, prin rotația automată a acestora. Înainte de ștergere, Operatorul le poate exporta din panou. Operatorul poate cere oricând ștergerea anticipată.
9. Audit
Operatorul poate solicita, cel mult o dată pe an și cu un preaviz de 30 de zile, informații sau documente care să demonstreze conformitatea. Pentru infrastructura AWS se pot folosi rapoartele de certificare publicate de furnizor.
10. Dispoziții finale
Răspunderea părților este cea prevăzută în Termenii și condițiile Platformei și în art. 82 GDPR. Acordul este guvernat de legea română. În caz de conflict între acest acord și Termenii și condițiile, în privința protecției datelor prevalează prezentul acord.
Dacă ai nevoie de o versiune semnată a acordului (de exemplu, pentru o firmă organizatoare de evenimente), scrie-ne lagdpr@invitendi.ro.